Как се прави импорт на документи за доставка в модул BONA – складово стопанство на EJ System?
В модул EJ „BONA – Склад“ е разработена възможност за импортиране на данни за СМЦ от фактура за доставка, която е пристигнала от външна система в складовото стопанство. За да се осъществи този импорт е необходимо съдържанието на фактурата да бъде подготвено във файл с формат, който може да се обработи от системата.
Импортирането разглеждаме в три части с конкретен пример в избрана фирма и фактура с доставки в месец януари 2018 година. Първа част включва редица инструкции във връзка със съдържанието и формата на файла, който ще бъде импортиран. Втора част представя алгоритъма, чрез който се осъществява импорта в складовото стопанство. Трета част включва наблюдение на СМЦ-та в складовото стопанство след извършването на импорта т.е. на резултата след извършването на импорта.
Подготовка и обработка на стандартен файл за импорт на документи за Доставка.
Име на файла : По принцип не се следи , но има разширение “EJS” : <name_file>.EJS;
Означения: всеки ред започва с идентификатор на данните от реда, той се използва само за това.
Полетата означени с “*” могат да бъдат празни, но разделителя “;” се запазва, за да се запази поредността на данните.
Ограничения: Идентификаторите трябва да са зададени както е показано във формата на файла.
Подразбират се стандартните формати за типовете данни: за имена – всички значещи символи, за числа – цифри и “.” и “-“. Спазват се съответните стандартни означения и формати за задаването на: държави, валути и банкови сметки. Данните, чиито формат не е коректен се игнорират. Символът “;” се използва само за разделител между полетата на редовете. Процента на ДДС се задава за всяка стока и/или услуга само за тип на доставка = 21, в другите случай на се записва или ако е записан – не се обработва. Подредбата на редовете и данните не може да се променя.
Препоръки: добре е данните да са максимално подробни и точни.
Формат на данните по редове в станданртния файл и подредба и значение на данните в тях:
1) <доставчик>;<БУЛСТАТ/ИН:nnnnnnnnn,nnnnnnnnnnnnn>;<Име на доставчика>;<държава:(празно=BG),EL,…>*;<ДДС номер>;<адрес>*;<e-mail>*;
2) <получател>;<БУЛСТАТ/ИН:nnnnnnnnn,nnnnnnnnnnnnn>;<Име на получателя>;<държава:(празно=BG),EL,…>*;<ДДС номер>;<адрес>*;<e-mail>*;
3) <документ1>;<номер:d10(n)>;<дата:dd.mm.yyyy>;<вид документ:1,2,3,9>;<тип доставка:1,2,21>;<прил. на ЗДДС:1,2>*;
4) <документ2>;<вид валута на сумите в документа:(празно=BGN),EUR,RUB,…>*;<курс на валутата спрямо BGN>*;
5) <стока>;<номер на стоката/материала>*;<име на стоката/материала>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;
6) <стока>;<номер на стоката/материала>*;<име на стоката/материала>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;
7) <стока>; – ” –
…
n-1) <стока>; – ” –
- n) <услуга>;<номер на услугата/дейността>*;<име на услугата/дейността>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;
n+1) <услуга>;<номер на услугата/дейността>*;<име на услугата/дейността>;<мярка>;<количество>;<ед. цена>;<сума>;<% на ДДС>*;<бележка>*;
n+2) <услуга>; -” –
…
- m) <документ3>;<обща сума на документа в съответната валута>;<сума на данъчната основа>;<сума на ДДС>*;<% на ДДС>*;
m+1) <документ4>;<начин на плащане:1,2,11,21>;<IBAN на доставчика>;<BIC>;
m+2) <документ5>;<дата на данъчно събитие:dd.mm.yyyy>*;<място на съставяне>*;<име на съставителя на документа>*;
Показан пример за стандартен EJS файл с данни за фактура за доставка: d2000000345_31032018.EJS
Импортиране на предварително подготвения “EJS” файл в EJ System .
Алгоритъмът за импортиране на “EJS” файла в складовото стопанство е следният:
Избира се раздел „Работа с документи“ от главното меню на системата.
Активира се функция „Фактури за доставка“
На екрана се зарежда работна форма, която съдържа всички въведени фактури за доставки в склада за предварително избран месец. В разглеждания пример на фиг. 3 е избран месец е януари 2018 година. Работната форма съдържа редица полета и бутони, като бутонът, чрез който може да се осъществи импортирането от “EJS” файла е „IMP“ и се намира в долната част на формата.
Активира се бутона IMP за стартиране прехвърлянето на данните.
На екрана се появява нов панел , който съдържа структурата на СМЦ в съответния склад и 2 бутона за избор на файл и за импорт на данните от “EJS” файл. В показания пример на фиг. 4 структурата на склада съдържа три подразделения – “Материали”, “Продукция” и “Стоки”. От нея е избран раздел “Стоки”, защото файлът, който ще бъде импортиран съдържа данни за стоки. Ако фактурата съдържа данни за материали или продукция следва да се изберат съответстващите раздели. В случай, че файла съдържа смесени данни (например за стоки и материали) за импорта трябва да се избере или само стоки или само материали.
Посочва се подходящ раздел от Структурата на СМЦ в складово стопанство
Активира се бутона „Избор на файл“
На екрана се появява нов панел (фиг. 5), от който следва да се избере папката, която съдържа “EJS” файла и съответно самия файл трябва да се маркира чрез клик с ляв бутон на мишката върху него.
След това трябва да се стартира бутона „Open“
Следва да се стартира бутона „Импорт на данните от EJS файл“
Системата започва автоматично да прехвърля данните от „EJS“ файла и когато завърши процеса – в панела се извежда съобщение: „Импорта на данните беше извършен успешно“
След затварянето на панела, който съдържа бутоните за избор на файл и импорт, на екрана се показва съдържанието на прехвърлената фактура от EJS файла. В разглеждания пример тя съдържа различни СМЦ – стоки и други услуги. Чрез стартирането на бутона „ Завеждане на СМЦ-сти (СкР)“ системата автоматично прехвърля и завежда стоките от фактурата в складовото стопанство.
Наблюдение на резултатите след извършването на импорта
Наблюдението във връзка с прехвърлянето на стоките от „EJS“ файла в склада може да се извърши чрез функцията „СМЦ – структура и данни“. За целта трябва:
Да се избере раздел „Данни и настройки“ от главното меню –
и от него да се активира функция «СМЦ – структура, данни»
След това трябва да се избере подходящият раздел от структурата на СМЦ в складовото стопанство
Да се маркира съответен елемент от тази структура. В показания пример е избран раздел „Стоки“ и от него е маркиран елемента „0901062NM / SPOT GLASS G9 II NICKEL MAT“.
Чрез активиране на бутона „партиди“ на екрана може да се наблюдава как е заведена в склада съответната стока. Тя е инициализирана автоматично и съответните стойности са записани в базата.