Пример за подготовка на справка и файл по чл. 73, ал. 6 в случаите, когато лице е било на повече от едно трудово правоотношение през годината при един и същи работодател

Поради натрупването на едни и същи въпроси при подаването на справката по чл. 73, ал. 6 към НАП, обръщаме внимание на следното:

НАП не допуска в един файл по чл. 73, ал. 6 да фигурира повече от един запис за едно и също лице!

Ако се опитвате да подадете файл към НАП с данни по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ, в него трябва да има само по един запис за всяко едно от лицата, за които подавате информация. В противен случай, ако файла съдържа повече от един запис, дори само за едно лице, от НАП ще отхвърлят справката.

В практиката има различни случаи, в които едно и също лице в течение на годината е имало повече от едно трудово правоотношение при един и същи работодател. Например, може да е работило и напуснало и след това отново да е постъпило на работа във фирмата и към 31.12.2019 да работи по основно трудово правоотношение в нея, или да работи едновременно на основен и на допълнителен трудов договор при същия работодател и други случаи. Съгласно изискванията на НАП в справката по чл. 73, ал. 6 трябва да се подадат и данните за напусналите лица, които са работили през годината във фирмата. В модул „EJ ARFA – Персонал и ТРЗ“ тази възможност е реализирана чрез функционалностите включени в „Годишна обработка на ДФЛ“.

По-долу разглеждаме един често срещан в практиката пример, когато лице е било на повече от едно трудово правоотношение през годината при един и същи работодател, чрез който пример илюстрираме как е препоръчително да подготвите данните за подаване в справката по чл. 73, ал. 6, така че да съответстват на изискванията на НАП.

Пример: Лицето Иван Иванов Иванов е работило по трудово правоотношение от 07.01.2019 до 31.07.2019 г. във фирма „Приложни информационни системи“ ООД, след което отново е започнало работа на 11.11.2019 г. и към 31.12.2019 г. е на основен трудов договор в същата фирма. Лицето не е представило служебна бележка за доход от друг работодател.

През първия период лицето е имало брутен доход 2805.39 лв., удържани лични осигуровки за ДОО 235.09 лв., за ДЗПО-УПФ 61.71 лв., за ЗОВ 76 лв. и удържан данък 241.88 лв.
За втория период към 31.12.2019 г. тези суми са съответно: брутен доход 928,57 лв., удържани суми за ДОО 77,81 лв., за ДЗПО-УПФ 20,43 лв., за ЗОВ 29,71 лв., удържан данък 80,06 лв.

В разглеждания пример лицето Иван Иванов Иванов ще фигурира 2 пъти през годината в списъчния състав на персонала – съответно като лице, което е на основен договор към 31.12.2019 г. и като напуснало лице. За да спазите изискването на НАП за подаване на данните и за двата периода, в които лицето е работило във фирмата, може да постъпите по следния начин:

Внесете данните от годишния фиш по чл. 45 ал. 1 от първото трудово правоотношение като данни от предходен работодател в картона му в месец декември към последното му трудово правоотношение в годината, за да може после данните да се обединят (забележка: Данните от годишния фиш може да разпечатите в месеца на напускане на лицето чрез функциите: Справки и отчети → Удостоверения и списъци → Служебни документи → Служебни бележки → Годишни фишове (чл. 45). За да въведете данните от предходното трудово правоотношение, изберете месец декември 2019 г. , след това от структурата на персонала изберете лицето Иван Иванов Иванов и активирайте бутона „друг работодател“. На екрана ще се зареди работната форма, представена в примера на фиг. 1. Въведете в нея данните за лицето от предходния работен период, както е показано: в лявата работна област – въвеждайки ЕИК на текущия работодател, наименование, дата и съответните суми от възнаграждението, удръжките и др.

Структура на персонала → Иван Иванов Иванов → друг работодател

Фиг. 1. Внасяне на данни от предходно трудово правоотношение

2. За да подадете правилни данни в справката по чл. 73, ал. 6 трябва да изчислите годишния данък (вижте тук), в противен случай е възможно НАП да отхвърли данните, които подавате.

След като изчислите годишния данък изберете от менюто: Справки и отчети → Данни за НАП и НОИ → Годишна обработка на ДФЛ → чл. 73, ал. 6. На екрана ще се зареди работната форма, показана в примера на фиг. 2. Програмата автоматично маркира редовете на лицата, получили доходи от повече от едно трудови правоотношения във фирмата, като указва допълнителните и/или предходните им трудови правоотношения. В разглеждания пример, в списъчния състав в таблицата реда, в който лицето Иван Иванов Иванов е обозначено като „напуснало“ е маркиран и „изключен от подаване“ към НАП.

Справки и отчети → Данни за НАП и НОИ → Годишна обработка на ДФЛ → чл. 73, ал. 6

Фиг. 2.

След това формирайте файл за НАП като активирате бутона „Файл за НАП – чл. 73, ал. 6“. В нашия пример от фиг. 2 ще се формира файл с „основни данни“ (оранжевия маркер е поставен на основни данни) за всички лица, които са обозначени като „включени“. В така формирания файл за лицето Иван Иванов Иванов ще има само един запис, който ще съдържа както данните за първия период, в който лицето е работило във фирмата, така и за периода към 31.12.2019 г., към който лицето продължава да работи по трудово правоотношение при същия работодател.

Данните за лицето Иван Иванов Иванов, които ще се запишат във файла за НАП, може да разгледате на фиг. 3, като генерирате „Справка по чл. 73, ал. 6“, чрез съответния бутон.

Справки и отчети → Данни за НАП и НОИ → Годишна обработка на ДФЛ → чл. 73, ал. 6 → Справка по чл. 73, ал. 6

Фиг. 3. Справка по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ

В справката на фиг. 3 (и съответно във файла), информацията за лицето е обобщена на един ред, съгласно изискванията на НАП – когато са изплатени суми от един и същи работодател по трудови правоотношения с един и същи код, да се посочват на един ред в Част II, с изключение на случаите при преобразуване на предприятието.

След формирането на файла е препоръчително да го тествате с програмата на НАП за подаване на декларации обр. 1, обр. 6 и данни по чл. 73, ал. 6 от ЗДДФЛ.

Внимание! В случай, че по някаква причина сте подали данни за лицето в НАП, които са били непълни и при опит да подадете нов запис за него, от НАП ви връщат съобщение, че за лицето има подадени основни данни от този работодател – тогава следва да подадете коригиращи данни за лицето, като в записа обединявате сумите от двете му трудови правоотношения във фирмата, както е описано в примера.

Други случаи от практиката, в които се постъпва по аналогичен начин, както е описано в горния пример:

Често срещани са случаите, в които лицето е получило доходи от повече от едно трудово правоотношение през годината при един и същи работодател, но към 31.12.2019 г. вече е напуснало фирмата. Тогава дохода от предходните му правоотношения трябва да се въведе към последното му трудово правоотношение при същия работодател, като доход от „допълнителен работодател“, в месеца на последното постъпване на работа във фирмата, както е показано в примера по-горе. Ако последното му правоотношение е с начало в месец октомври, то дохода от предходните трудови правоотношения трябва да се въведе в октомври.
Често срещани са и случаите, когато лицето към 31.12. 2019 г. работи едновременно на основен и допълнителен трудов договор във фирмата. В тези случаи трябва дохода от допълнителния договор да се въведе като доход от „допълнителен работодател“ в месец декември 2019 г., както е показано в разгледания пример по-горе.

*Данните в разглеждания пример са само илюстративни и не съответстват на реални лица, всяко съвпадение е случайно.