EJ DOXA е системата от EJ ERP, с която се контролират и осъществяват някои от политиките по издаването/получаването, запазването, архивирането и намирането на документите в предприятието. Системата директно обработва входящите и изходящи външни за фирмата документи и поддържа регистри от папки и класьори, в които оперативно (в процеса на работа с EJ ERP) се въвеждат данни от първични и вторични вътрешни документи, пазят се техните електронни изображения и се указва мястото на физическия им носител. От нея автоматизирано или автоматично могат да ползват данни другите модули и системи на EJ ERP.
Модела на работата с документи, реализиран в EJ DMS се основава на възможността да се класифицират документите, които се обработват във фирмата според:
- начин на получаване или генериране на: външни и вътрешни;
- движението във фирмата на: входящи, изходящи и вътрешно оборотни;
- тип на документа на: първични, вторични и приложения към документ;
- вид на документа на: фактури, дебитни и кредитни известия, складови разписки, протоколи, товарителници, искания, молби, заповеди, договори, анекси, счетоводни справки, банкови извлечения, ПКО, РКО, платежни нареждания, болнични листове, удостоверения, декларации, уведомления, технологични карти, работни карти, форми на графици, фишове, пътни листове, отчети, ведомости, рекапитулации, картони, оферти и още много други.
Всеки документ има съответен атрибут по всяка една от горните характеристики. На базата на тази класификация е организирана и работата на EJ DMS.
От системата може да се проследи начина на създаване и местоположението на физическия носител (ако има такъв). Целият процес на регистрация с данните за местоположението и издаването на документите се извършва автоматично в EJ ERP.
В EJ DMS има изградени функции и механизми за:
- създаване на папки за документи;
- описване на класьори и множество от папки в тях, съхраняващи физическите носители на документите;
- въвеждане на входящи и изходящи за фирмата документи и прикачване на електронно изображение на документа за по-нататъшна му обработка от другите модули и системи на EJ ERP;
- генериране на входящи и изходящи документи.
В системата има изграден апарат за формиране на справки за местоположението на папките с документи. Има възможност да се покажат данните и съответното електронно изображения на всеки документ от папките, които се ползват във фирмата.
Данните и функционалностите, поддържани от EJ DMS, съществено се използват при работата на голяма част от модулите и системите в EJ ERP.
