EJ System – online управление на фирмата и работа в офиса от отдалечено работно място

26.03.2020

Възможността за работата от отдалечено работно място става все по-актуална. От една страна много икономически дейности вече могат да се управляват и/или изпълняват от произволно място на планетата, а от друга – перманентните кризи правят този начин на работа единствено възможен за много от предприятията.

За щастие информационните технологии вече са достатъчно напреднали и надеждни, за да реализират практически възможността много дейности да се извършват от отдалечено работно място (например, от вкъщи). С подходящия софтуерен продукт и с елементарни ИТ настройки всяка фирма, може да организира и изпълнява част или всички свои дейности не само от офисите си, но и от произволно друго място, до което има добра интернет връзка.

Единният програмен комплекс за бизнес управление и контрол EJ System на фирма „Приложни информационни системи” ООД е специално проектиран и реализиран за работа с различни модели за достъп до данните. Сериозно предимство на софтуерният продукт е възможността му да работи едновременно, както с данни намиращи се на локални сървъри (локални мрежи), така и с данни разположени на отдалечени (включително облачни) сървъри и/или с данни, достъпни чрез стандартни системни файлове. Тази многовариантност на възможностите за достъп до данните позволява реализирането на различни ефективни модели за работа в предприятието, включително и такива, в който има включени отдалечени работни места (едно или няколко).

В зависимост от поставените задачи и изградените връзки EJ System може да работи в режим на:

• самостоятелен компютър – и пряк достъп до данните и/или пренос на данните с „копиране” и „възстановяване” от системните функции;
• локална мрежа – с пряк достъп до данните;
• VPN – с отдалечен пряк достъп до данните;
• локална мрежа и VPN – с пряк локален и отдалечен достъп до данните;
• Remote Desktop – с пряк достъп до данните.

В EJ System има разработени различни механизми и функционалности, с които може да се организира работата на много оператори от различни работни места (локални – във фирмата и отдалечени – от офисите на клиентите и/или от отдалечено работно място, например – по местоживеене на оператора, при клиенти и т.н.)

Най-често прилаганите модели на работа с EJ System при включването и на отдалечени работни места са:

1. Работа със стандартни системни файлове с първични данни

В модулите на EJ System има възможност за автоматично въвеждане на първични документи на базата на стандартни системни файлове. Формата на данните на възможните за използване системни файлове са дадени в папките с име „\PAT” на папки с изпълними файлове на съответните модули с път „…\FOI9\EXE”. Обикновено това са таблични структури, които са достъпни за ръчно въвеждане на данните през EXCEL с формат на файла CSV. Могат да се ползват и данни в JSON и XML формат, но тези формати не са възможни за ръчно въвеждане, а се използват при генериране на данните от външни системи.

На фиг.1 е показан интерфейсът на модул EJ COTA, с който могат да се зареждат първични данни за документи за покупки и продажби във фирмата от различни стандартни системни файлове (ССФ).

Фиг. 1.  Зареждане на данни за първични документи от стандартни системни файлове (ССФ) в CSV формат.

При работата в този режим не е задължително да са налични първичните документи, за да се обработват. ССФ могат да се формират на място при източника на данните, например в офиса на клиента и да се изпращат до мястото където се обработват с EJ System (включително до отдалечено работно място) по електронна поща, по куриер и др. Този механизъм на работа освен, че позволява изнасяне на извършваната работа по осчетоводяване на първичните документи на отдалечено работно място е и много ефективен за работа, защото извършва автоматично въвеждането на голяма част от първичните данни.

На базата на обработка на стандартни файлове може да се осъществява и импорта на данните за извършените операции по банков път. Интерфейсът за обработка на такива файлове и възможните към момента банки е показан на фиг. 2.

Фиг. 2.  Автоматичен импорт на данните за банкови операции от стандартен файл XML формат.

2. Online работа с електронни документи (сканирани от хартиени носители или генерирани от външни системи) по VPN

Потоците на данните в EJ System могат да се формират от различни източници – локални и/или отдалечени. В зависимост от модела на работа и естеството на извършващите се дейности са възможни следните източници на първични електронни документи:

1. Документите могат да се сканират (фиг. 3) и да се описват в модула за управление на документи (DOXA). Това може да става както от офиса на фирмата (или там където се получават), така и на мястото където се извършва последващата обработка на документите (счетоводния отдел или счетоводната фирма).

Фиг. 3. Интерфейс на програмния апарат за сканиране на документи вграден в EJ System.

2. Първичните документи могат да се въвеждат директно в счетоводството (ако са налични техните физически носители) или да се получават в електронен вид (като сканирани документи в PDF, JPEG, PNG формат или в  DOCx, XLSx и т.н.) по електронна поща и оперативно да се обработват от съответния отговорен счетоводител. Всеки документ, които се обработва в EJ System може да се съхранява в електронен вид.

След като се получат електронните изображения на първичните документи те могат да са достъпни виртуално по време на счетоводната им обработка и да се съхранят към съответния въведен документ в EJ COTA, EJ ARFA или EJ FIXA с реализираните за целта програмни средствата в EJ System. Този режим на работа е особено ефективен и удобен за работа при наличието на два монитора към компютъра на работната станция (била локална или отдалечена). И при един монитор този механизъм работи, но с два е по-удобно. На фиг. 4 и фиг. 5 са показани два варианта на счетоводна обработка на различни електронни документи без да е необходимо наличието на физическия носител на документите при наличието на два монитора.

Фиг. 4. Обработка на сканиран документ директно с програмните средства в EJ System.

Фиг. 5. Обработка на сканиран документ в EJ COTA, получени по електронна поща.

В този режим работата по осчетоводяването на първичните документи може да се извършва и от отдалечени работни места (например, при работа по местоживеене на операторите). Практически работещите в отдалечен режим на работа оператори няма да почустват някаква съществена разлика с работата локално в офиса на фирмата. Резултата от работата им ще е аналогичен на локалната им работа във офиса. За да се работи ката е необходимо да има изградена VPN надеждна връзка между компютъра на отдалечено работещия оператор и сървъра с данните на EJ System.

3. Смесен режим на работа с потоците от данни

Често се прилагат и модели на работа, които са комбинация от първите два модела. В зависимост от натрупания потребителски опит при работата с EJ System, експертизата на ползвателите и оказаната квалифицирана помощ от специалистите на „Приложни информационни системи” ООД  може да се изградят много ефективни модели на работа във фирмата с комбинация от работа в офиса и външни работни места (от служители и/или клиенти на фирмата).

С EJ System може да се реализира отдалечената обработка на много модели на реални бизнес ситуации в различни икономически области, както в сферата на услугите, така и в производството и административното управление.