Започване на нов период в EJ System (създаване на нова година за фирма) – разширена версия

В EJ System данните за всяка от фирмите се групират по години. Данните за всяка нова година се формират на базата на данните от предходната година. По такъв начин няма да имате необходимост да ги въвеждате наново. Прехвърлят се:

– структурата на папките за документите;

– структурата на обектите на фирмата и настройките им;

– фирмените номенклатури;

– данните за дълготрайните активи и инвентар;

– използваните фактурни интервали и съответните достигнати номера;

– данните за СМЦ-тата;

– структурата на сметкоплана и настройките на сметките.

Освен това, по наличните количества и техните доставни стойности за предходната година се формират началните салда за новата годината, по началните салда и оборота за предходната година се формират началните салда на сметките на фирмата за новата година (синтетични и аналитични – прехвърлят се само ненулеви партиди).

Операцията по започване на нов период трябва да се изпълни след края на съответната година, след като са въведени значителна част от данните за съответната година и има необходимост вече да се въвеждат данни за новата година. След извършване на операцията, една част от възможните операции с данните за предишната година вече ще бъде забранена. Така например, ако на базата на 2017г. започнете 2018г., то тогава за даден склад използваният фактурен интервал и достигнат номер на фактура ще бъдат активни при издаването на фактури за 2018г., но ако опитате да издадете фактура за 2017г., то системата автоматично вече ще използва 20-я фактурен интервал (с достигнатия номер по 20-я фактурен интервал, който е прехвърлен от 2016г.). По такъв начин издаваните през 2018г. фактури за 2017г. ще получават номерирането си по 20-я фактурен интервал. Освен това, издаването на фактури за предхождащите 2017г. години (т.е. 2016, 2015, …) вече ще бъде забранено.

Тъй като фирмените данни се групират по години, то ако Ви се наложи да въвеждате данни за предходната година след като вече сте създали новата година, ще е необходимо след това да извършите операцията „Синхронизация“ за да допълните новите данни към данните за новата година. Тя се прави от модула, чрез който са въведени съответните допълнения.

Не се допуска за дадена фирма да има „дупки“ в годините. Например, ако за дадена фирма има данни за 2017г., няма никакви данни за 2018г. и 2019г., но трябва да се въведат данни за 2020г., то преди въвеждането на данните за 2020г. ще е необходимо да се изпълни операцията „Започване на нов период“ последователно три пъти.

 

Подробно описание

Операцията „Започване на нов период“ е достъпна в административен режим на работа (фиг. 1). Чрез нея се обработват файловете от папката за текущата година за съответната фирма, създава папката за новата година и там създава файловете с получените начални данни за новата година.

 

Тъй като операцията е продължителна и засяга голямо количество различни файлове, са взети мерки евентуално аварийно прекъсване (напр. спиране на тока) да не доведе до създаване на нова година с „половинчати“ данни и неправилно редактирани данни за текущата година. Последователността на работа е следната (за нагледност ще приемем, че създаваме нова година за фирма №10, текущата година е 2017, данните са в „D:\FOI9\FDATA\“):

– в папката за фирмата се създава папката „D:\FOI9\FDATA\D010\ToBeDeleted__new_year_D010_18\“ – това е временната папка за новата година (в нея ще бъдат създавани фирмените архиви за новата година);

– в папката за текущата 2017г. се създава папката „D:\FOI9\FDATA\D010\D010_17\ToBeDeleted__new_year_18\“ – това е временната папка за текущата година (в нея ще бъдат редактирани архивите за текущата година);

– последователно във времето се прочитат данните от 2017г. и се формират съответните начални данни за 2018г., които се записват във временната папка за новата година „D:\FOI9\FDATA\D010\ToBeDeleted__new_year_D010_18\“;

– правят се изменения и в данните за 2017г., но тези изменения не се правят върху самите архиви за текущата година, а върху техни копия, които са поставени във временната папка за текущата година „D:\FOI9\FDATA\D010\D010_17\ToBeDeleted__new_year_18\“ (осигурява възможност за връщане назад при евентуално аварийно прекъсване);

– когато всички данни са обработени (т.е. във временните папки за новата година и за текущата година са формирани всички необходими архиви) се прави преименуване на временната папка за новата година от „D:\FOI9\FDATA\D010\ToBeDeleted__new_year_D010_18\“ на „D:\FOI9\FDATA\D010\Ready__new_year_D010_18\“, т.е. „Ready“ в името посочва, че архивите са вече готови и е необходимо просто те да бъдат поставени на своите места;

– всички архиви от временната папка за текущата година „D:\FOI9\FDATA\D010\D010_17\ToBeDeleted__new_year_18\“ се копират в папката за текущата година „D:\FOI9\FDATA\D010\D010_17\“ като се заместват съществуващите там стари архиви (т.е. измененията в данните за текущата година влизат в сила);

– когато всички архиви от предишната стъпка бъдат копирани успешно, цялата временна папката за текущата година „D:\FOI9\FDATA\D010\D010_17\ToBeDeleted__new_year_18\“ се изтрива;

– най-накрая временната папка за новата година се преименува от „D:\FOI9\FDATA\D010\Ready__new_year_D010_18\“ на „D:\FOI9\FDATA\D010\D010_18\“ (т.е. придобива нормалното име за 2018г.) и текуща за фирмата става 2018 година.

 

            Как се започва нов период в EJ System Standart?

            Съвет: Преди да изпълните тази операция е желателно да направите резервен архив на данните за съответната фирма за съответната година („главно меню  >  Системни и сервизни функции  >  Съхраняване“).

1. От главното меню на управляващия модул на EJ System изберете „Администриране на комплекса >  Започване на нов период“. С това ще се появи прозорецът от фиг. 2. В лявата част на прозореца са изброени всички налични фирми. Нова година може да бъде започната само за онези от тях, които имат статус „активна“. В колоната „текуща година“ се показва последната година, за която в папката с фирмените данни има налична подпапка с данни. Колоната „започната на“ съдържа датата, на която е била създадена текущата година (последният път, когато е била изпълнявана операцията „Започване на нов период“ за съответната фирма). Такава дата не се изписва за фирмите, при които все още не е изпълнявана тази операция (т.е. фирмата е създадена в съответната година).

 

2. Изберете фирмата, за която искате да започнете нова година. За целта натиснете 2 пъти с левия бутон на мишката върху реда за съответната фирма (без значение в коя колона). Избраната фирма ще се появи в дясната част на прозореца и бутонът за започване на операцията ще стане активен (фиг. 3).

 

3. Натиснете върху бутона „Започване на нова година“. Това ще доведе до появата на диалоговия прозорец за потвърждение на започването на операцията, показан на фиг. 4.

 

4. Натиснете върху бутона „Да“. С това започва обработка на данните за текущата година и формиране на данните за новата година. В края на операцията надписът на бутона за стартиране се променя на „Операцията е изпълнена“ и се показва новата текуща година (фиг. 5). За да започнете нова година за друга фирма е необходимо да я изберете в таблицата и да повторите операцията.

 

Обработка на особени случаи

Месец декември не е последен при работа с модул EJ ARFA- Персона и ТРЗ

Ако в EJ System се използва модул “EJ ARFA – Персонал и ТРЗ” и текущия месец е различен от месец декември, системата извежда съобщение, както е показано на Фиг. 6. В този случай операцията по приключване на годината за конкретната фирам се прекратява. За да се извърши успешно започване на нов период ще трябва последния месец, в който е работено във фирмата да бъде месец декември.

Фиг. 6

Липсващи данни

Данните на избраната фирма за различните години се съхраняват в отделни папки (вж. „Файлова структура на фирмените данни“). Изпълнението на операцията „Започване на нов период“ създава папката за съответната година и записва в нея архивите с получените начални данни. При това системата записва и текущата година. Възможно е обаче папката с данните за тази нова година впоследствие да изчезне (преименуване или изтриване), напр. ръчно изтриване от страна на някой от потребителите, изтриване в следствие на действието на вирус или грешка във файловата система. Липсата на данните се отбелязва и в таблицата с наличните фирми, в колоната „текуща година“ (напр. вж. фирма №2 от фиг. 5). При последващо започване на нова година системата ще очаква тази папка да съществува и ако не я намери, то ще покаже съобщението от фиг. 7. При натискане върху бутона „Да“ ще бъде започната нова година на базата на данните за намерената най-нова година (ако за изчезналата година преди това е имало данни, то те ще бъдат изгубени). При натискане върху бутона „Не“ операцията се прекратява за да може администраторът да потърси данните ръчно. След възстановяване на данните операцията може да бъде повторена.

 

Съвет: Ако получите съобщението от фиг. 6 и преди това не сте нарочно изтрили данните за фирмата, то прекратете операцията с бутона „Не“ и потърсете съответните данни. Проверете папката за данните на фирмата, може директорията да е била преименувана. Проверете „кошчето за боклук“. Може да се наложи да възстановите данните от направен преди това резервен архив.

 

Излишни данни

Когато записаната в системния архив на EJ System най-нова година за разглежданата фирма е по-стара от намерената най-нова годишна папка с данни^*, то системата показва съобщението от фиг. 8 и прекратява създаването на новата година. Тази ситуация може да се дължи на преименуване на някоя от годишните папки с данни за фирмата (от страна на някой потребител или програма, или вирус), на добавяне на външна папка с данни (напр. някой потребител е копирал папката от друг компютър с инсталиран EJ System) или на проблем със системния архив с данните за най-новите години за фирмите. При поява на това съобщение проверете структурата на папките с данни за фирмата, тяхното съдържание и при необходимост преименувайте или изтрийте съответните папки.

Наличието на излишни данни се отбелязва и в таблицата с наличните фирми, в колоната „текуща година“ (напр. вж. фирма №7 от фиг. 5).

* – за подробности относно структурата на папките с данни вж. „Файлова структура на фирмените данни“

 

Работа с различни години в модулите на EJ System Standart

Във всеки модул има механизъм, който позволява преминаването и работата с различни годишни интервали на базите данни. Начинът за преминаване от една година в друга е еднакъв за всички модули и се изразява в промяна на текущата година с друга възможна предишна или следваща година (фиг. 9).