Започване на нов период в EJ System (създаване на нова година за фирма)

В EJ System данните за всяка от фирмите се групират по години. Данните за всяка нова година се формират на базата на данните от предходната година.

            Как се започва нов период в EJ System Standart?

            Съвет: Преди да изпълните тази операция е желателно да направите резервен архив на данните за съответната фирма за съответната година („главно меню  >  Системни и сервизни функции  >  Съхраняване“).

1. От главното меню на управляващия модул на EJ System изберете „Администриране на комплекса >  Започване на нов период“. С това ще се появи прозорецът от фиг. 1. В лявата част на прозореца са изброени всички налични фирми. Нова година може да бъде започната само за онези от тях, които имат статус „активна“. В колоната „текуща година“ се показва последната година, за която в папката с фирмените данни има налична подпапка с данни. Колоната „започната на“ съдържа датата, на която е била създадена текущата година (последният път, когато е била изпълнявана операцията „Започване на нов период“ за съответната фирма). Такава дата не се изписва за фирмите, при които все още не е изпълнявана тази операция (т.е. фирмата е създадена в съответната година).

2. Изберете фирмата, за която искате да започнете нова година. За целта натиснете 2 пъти с левия бутон на мишката върху реда за съответната фирма (без значение в коя колона). Избраната фирма ще се появи в дясната част на прозореца и бутонът за започване на операцията ще стане активен (фиг. 2).

3. Натиснете върху бутона „Започване на нова година“. Това ще доведе до появата на диалоговия прозорец за потвърждение на започването на операцията, показан на фиг. 3.

4. Натиснете върху бутона „Да“. С това започва обработка на данните за текущата година и формиране на данните за новата година. В края на операцията надписът на бутона за стартиране се променя на „Операцията е изпълнена“ и се показва новата текуща година (фиг. 4). За да започнете нова година за друга фирма е необходимо да я изберете в таблицата и да повторите операцията.

Обработка на особени случаи

Месец декември не е последен при работа с модул EJ ARFA- Персона и ТРЗ

Ако в EJ System се използва модул “EJ ARFA – Персонал и ТРЗ” и текущия месец е различен от месец декември, системата извежда съобщение, както е показано на Фиг. 5. В този случай операцията по приключване на годината за конкретната фирам се прекратява. За да се извърши успешно започване на нов период ще трябва последния месец, в който е работено във фирмата да бъде месец декември.

Фиг. 5

Липсващи данни

Данните на избраната фирма за различните години се съхраняват в отделни папки (вж. „Файлова структура на фирмените данни“). Изпълнението на операцията „Започване на нов период“ създава папката за съответната година и записва в нея архивите с получените начални данни. При това системата записва и текущата година. Възможно е обаче папката с данните за тази нова година впоследствие да изчезне (преименуване или изтриване), напр. ръчно изтриване от страна на някой от потребителите, изтриване в следствие на действието на вирус или грешка във файловата система. Липсата на данните се отбелязва и в таблицата с наличните фирми, в колоната „текуща година“ (напр. вж. фирма №2 от фиг. 5). При последващо започване на нова година системата ще очаква тази папка да съществува и ако не я намери, то ще покаже съобщението от фиг. 6. При натискане върху бутона „Да“ ще бъде започната нова година на базата на данните за намерената най-нова година (ако за изчезналата година преди това е имало данни, то те ще бъдат изгубени). При натискане върху бутона „Не“ операцията се прекратява за да може администраторът да потърси данните ръчно. След възстановяване на данните операцията може да бъде повторена.

Съвет: Ако получите съобщението от фиг. 6 и преди това не сте нарочно изтрили данните за фирмата, то прекратете операцията с бутона „Не“ и потърсете съответните данни. Проверете папката за данните на фирмата, може директорията да е била преименувана. Проверете „кошчето за боклук“. Може да се наложи да възстановите данните от направен преди това резервен архив.

Излишни данни

Когато записаната в системния архив на EJ System най-нова година за разглежданата фирма е по-стара от намерената най-нова годишна папка с данни^*, то системата показва съобщението от фиг. 7 и прекратява създаването на новата година. Тази ситуация може да се дължи на преименуване на някоя от годишните папки с данни за фирмата (от страна на някой потребител или програма, или вирус), на добавяне на външна папка с данни (напр. някой потребител е копирал папката от друг компютър с инсталиран EJ System) или на проблем със системния архив с данните за най-новите години за фирмите. При поява на това съобщение проверете структурата на папките с данни за фирмата, тяхното съдържание и при необходимост преименувайте или изтрийте съответните папки.

Наличието на излишни данни се отбелязва и в таблицата с наличните фирми, в колоната „текуща година“ (напр. вж. фирма №7 от фиг. 4).

* – за подробности относно структурата на папките с данни вж. „Файлова структура на фирмените данни“

Работа с различни години в модулите на EJ System Standart

Във всеки модул има механизъм, който позволява преминаването и работата с различни годишни интервали на базите данни. Начинът за преминаване от една година в друга е еднакъв за всички модули и се изразява в промяна на текущата година с друга възможна предишна или следваща година (фиг. 8).