Aвтоматизирано преизчисление на заплатите, осигуровките и данъка, при промяна на основното възнаграждение за минали месеци

Публикувана е нова версия на модул EJ ARFA Персонал и ТРЗ, в която е добавена нова функционалност, предоставяща възможност за автоматизирано преизчисление на заплатите, осигуровките и данъка, в случаите, когато се променя основното възнаграждение за минали месеци, за които вече има начислени и получени суми.

Новата функционалност е добавена в раздел „Сервизни функции“ от главното меню на програмата (фиг. 1):

Фиг. 1. Функция „Преизчисляване на промени във възнагражденията на служителите за минало време“

Функционалността дава възможност автоматично да се пренесат новите основни възнаграждения за минали месеци – от първия месец в указан период към следващите месеци в периода. За да се извърши това пренасяне е необходимо те предварително да са внесени в служебните данни на лицата (поле „основно възнаграждение“) в първия месец от периода. Включени са и допълнителни функционални бутони за преизчисляване на заплатите за всички месеци в избрания интервал от месеци и извеждането на необходимите справки.

Функционалността включва 3 основни стъпки, които трябва да се изпълнят последователно, за да се получи верен резултат при преизчисленията на заплатите за съответните минали месеци.

 

Указания за работа

Преди да преминем към основните 3 стъпки, трябва задължително да архивираме данните на фирмата, за която ще правим промени (на външен носител и/или на компютъра). Това ще ни презастрахова при евентуално допускане на грешки или възникване на някакви непредвидени обстоятелства. Архивирането можем да направим чрез функциите в стартовия модул EJ Start: „Системни и сервизни функции“ → „Архивиране / съхраняване“.

След създаването на резервен архив на фирмата можем да преминем към следващите три основни стъпки.

 

Първа стъпка – съхраняване на ведомостите за избран период.

Съхраняването на ведомостите за период от минали месеци ще ни подсигури необходимата база за извеждане впоследствие на всички справки, свързани с измененията, които предстои да направим.

За целта предварително трябва да посочим периода, за който ще извършваме съхраняването на ведомости и след това да активираме бутона „Съхраняване на текущите ведомости“ (фиг. 2). Програмата автоматично ще съхрани всички ведомости за месеците, включени в посочения период. На фиг. 2 е показан пример за избор на период – като в частта „Преизчисляването обхваща периода (включително):  от месец …. до….“ са настроени месеците от януари до август. Месеците в периода може да се сменят с помощта на стрелките.

Фиг. 2. Посочване на период от предходни месеци, за които ще се съхраняват ведомости и съхраняване на ведомости

 

Втора стъпка – пренасяне на основното възнаграждение от първия месец на периода в следващите месеци.

Преди да преминем към автоматичното прехвърляне, предварително трябва да внесем новите основни възнаграждения в първия месец от избрания период, в служебните данни на лицата – в поле „основно възнаграждение“.

Например, ако искаме да прехвърлим автоматично новите възнаграждения от януари към следващите месеци от периода – февруари, март и т.н., трябва предварително да сме ги въвели в месец януари. За целта се връщаме в месец януари, избираме „Структура и персонал“ и въвеждаме новите основни възнаграждения в служебните данни на лицата.

След това от „Сервизни функции“ избираме новата функционалност и указваме периода, за който ще прехвърляме автоматично възнагражденията. Първият месец от този период трябва да е месеца, в който вече сме въвели основните възнаграждения в служебните данни на лицата.

С активирането на бутона „Пренасяне на ОВ“  (фиг. 3), програмата автоматично ще пренесе въведените възнаграждения на всяко лице в персонала от първия месец на периода в следващите месеци.

Фиг. 3. Пренасяне на основно възнаграждение от първия месец на посочения период към следващите месеци от периода.

Особености при автоматичното прехвърляне на възнаграждения

Съществуват някои особености при автоматичното пренасяне на данни, които следва да имаме предвид, когато изпълняваме стъпките.

• Така например, ако за конкретно лице в януари сме въвели основно възнаграждение 1500 лв., то тази сума ще се пренесе в служебните му данни (поле „основно възнаграждение“) във всички следващи месеци от избрания период. Ако в този интервал от месеци лицето има сключени допълнителни споразумения, основното възнаграждение по тези споразумения също ще се препокрие със сумата 1500 лева.
• Когато има служители/работници, които са постъпили на работа не в първия, а в някой от следващите месеци от избрания период, тогава при автоматичното прехвърляне на възнагражденията, за тези лица основно възнаграждение ще остане непроменено. Как можем да процедираме в тези случаи?

Има два основни варианта.

Първият е да внесем ръчно месец по месец в служебните данни на лицата новото основно възнаграждение, включително и в допълнителните му споразумения, ако има сключени такива в периода.

Вторият е да използваме функционалността за автоматично пренасяне. Например, ако служител/работник е постъпил на работа през февруари, тогава трябва в месец февруари, в служебните му данни, в перо „основно възнаграждение“ да въведем измененото ОВ. След това трябва да се върнем към новата функционалност в „Сервизни функции“ и да посочим период за прехвърляне с начален месец февруари. Така при стартирането на бутона „Пренасяне на ОВ“, новата заплата на лицето ще се прехвърли от февруари в следващите месеци от интервала.

• В тази част има още една особеност. Ако искаме да прехвърлим основните възнаграждения на персонала към следващите месеци (в примера това са август и септември 2023), тогава трябва да поставим чек в полето „пренасянето на ОВ да стане за всички следващи месеци на годината“ (фиг. 3). По този начин няма да ни се налага да внасяме новите заплати на лицата отново в следващите месеци.

Трета стъпка – преизчисляване на новите месечни възнаграждения на служителите за периода на обработка.

След като сме направили зареждането на новите възнаграждения на персонала в съответните месеци, трябва да преизчислим заплатите автоматично за целия посочен период чрез стартирането на бутона „Преизчисляване на възнагражденията“ (фиг. 4). Поставянето на отметка в полето „преизчисляването на промените във възнагражденията е извършено“ ще забрани последващи преизчисления за посочения интервал, но при махане на отметката – преизчисленията отново ще бъдат позволени.

Фиг. 4. Преизчисляване на възнагражденията

 

В резултат на направените изчисления, възнагражденията на персонала за интервала от месеци евентуално ще са се променили, в резултат на което, служителите/работниците могат да получат различни нетни суми от предходните в периода. Разликите по месеци, както и общата сума по тях, може да се види от справката, която се извежда с активирането на бутона „Персонални нетни суми в резултат на промяната“ (фиг. 5).

Фиг. 5. Справка за персонални нетни суми

 

Получената обща сума за корекция трябва да се изплати на служителите/работниците от фирмата в следващия или в някой от следващите месеци, като за целта е необходимо да се създаде специално еднократно перо, по което да се начислят сумите. Перото се създава в раздел „Данни и настройки“ → „пера за възнаграждения“ → „пера зададени като суми“ → „еднократни възнаграждения“, като в настройките му трябва да се укаже, че по него не се удържат данъци и осигуровки.

Предвидена е и възможност за получаване на обща справка за натрупаните разлики по пера и по осигурителни фондове за периода на преизчисляване. Тази справка се извежда с активирането на бутона „Рекапитулация – разлики от промяната за периода“ (фиг. 4). Също така, може да се използва богатата функционалност, която е включена в раздел „Справки и отчети“ → „Ведомости и фишове“ и „Рекапитулации и статистика“. Тези функции позволяват да се извеждат ведомости, фишове и рекапитулации съхранени преди корекцията, както и такива с новите заплати и с разликите след направените корекции.

Преизчисляването на заплатите за съответните минали месеци ще доведе до промени в осигуровките и данъка на лицата, затова ще е необходимо да се подадат към НАП коригиращи декларации образец 1. Фирмите подаващи и декларация образец 6, трябва да подадат към НАП и този образец.