Как се прави импорт на данни от банка ?

В модул EJ COTA – “Счетоводство” прехвърлянето на данните, предоставени от банките, се осъществява чрез функцията за импорт на данни от банка. Тя се стартира с активирането на функционалния бутон “Данни от банка”. Импортът работи със следните банки : ДСК, Пощенска банка, РББ, Уникредит и ОББ .

Сервизни функции ► Импорт от външни системи  ► Импорт на документи  ► Данни от банка

Прехвърлянето се извършва в няколко стъпки: 1 – избира се месеца, за който ще се прехвърлят данни; 2 – избира се папката, в която ще се прехвърлят данните; 3 – посочва се файла, от който ще се импортират данните и 4 – активира се бутона за изпълнение на операцията по прехвърлянето.

Стъпка 1: Изборът на месец, за който ще се прехвърлят данните става в полето “за месец”, като в него се вписва номера на месеца. По подразбиране в това поле е номера на текущия за системата месец, в примера на фиг. 1 текущият месец е “4” т.е. април.

Стъпка 2: Папката, в която ще се прехвърлят данните се избира от структурата с папки, която се намира в работния панел. С цел прецизиране на работата, в структурата с папките трябва предварително да се създадат и настроят папки за отделните банки, с които работи фирмата . В показания пример от структурата с папки е избран раздел “Банки” и от него папка “Банка (1) – ОББ”. След това в поле “изберете банка”, от списъка в падащото меню трябва да се избере името на банката, която е предоставила файла със съответните данни за месеца или за периода от месеца. В примера е избрана банка “ОББ”. Всяка от банките предоставя различен формат на данните, затова изрично трябва да се посочи банката, която е предоставила файла на фирмата.

Сервизни функции ► Импорт от външни системи ► Импорт на документи ►  Банка (1) – ОББ ► ОББ

Стъпка 3: Следва да се посочи файла, от който ще се прехвърлят данните в системата. Това се осъществява чрез активиране на бутона “избор на файл” . Вследствие на екрана се зарежда панел, от който трябва да се избере съответния файл, съдържащ данните от банката. За отварянето на файла трябва да се активира бутона “Open”, в долния десен ъгъл на панела.

Сервизни функции ► Импорт от външни системи ► Импорт на документи ► Банка (1) – ОББ ► ОББ  ►  “избор на файл”

На екрана се зарежда нов панел, в който трябва да се направи потвърждение за импортирането на файла в папката за банките за съответния месец . Чрез бутона “Да” в панела се потвърждава прехвърлянето на данни, а с чрез бутона “Не” – респективно се отказва.

Импорт от външни системи ► Импорт на документи ► Банка (1) – ОББ ► ОББ  ► избор на файл от банка  ► Open

Стъпка 4: “Изпълнение на операцията” – с активирането на бутона “Изпълнение на операцията” се извършва прехвърлянето на данните от банката. В работния панел се изписва кратко съобщение за броя транзакции, които ще се прехвърлят.

Може да се сложи отметка с курсора на мишката в полето “Визуализация на данните”, тогава в панела вдясно от полето може да се наблюдава прехвърлянето на данните . След приключване на прехвърлянето в работния панел се изписва за какво време, за колко секунди се е извършило прехвърлянето (в случая прехвърлянето е било осъществено за 1 секунда).

Импорт от външни системи ► Импорт на документи ► Банка (1) – ОББ ► ОББ  ►  избор на файл от банка  ► Open ►  ►Изпълнение на операцията

След приключване на импорта на информацията от банките, данните може да се обработват допълнително чрез функциите във “Въвеждане на документите” от раздел “Работа с документите” от главното меню на програмата. За целта трябва да се избере раздел “Работа с документи”, от него – функцията “Въвеждане на документите”. В панела, който се зарежда на екрана, от структурата с папки, трябва да се избере раздел “Банки” и от него съответната папка, в която са били импортирани данните от банковия файл. Месецът на работа при въвеждане на документите трябва да съответства на месеца, в който е извършено прехвърлянето. На фиг. 6 е показан пример за прехвърлени данни от банка ОББ в папка “Банка (1) – ОББ” за м. април 2017 година. В мемориалния ордер на всеки документ, в статиите за сметките, трябва да се добавят съответните кореспондиращи сметки по банковата транзакции, след което документа може да бъде осчетоводен. Пълното автоматизиране на тези операции за сега е невъзможно, защото банките не предоставят (в платежните документи няма) необходимата за това информация.

Работа с документи ► Въвеждане на документи  ► Банка (1) – ОББ